大家好，我是正在实战各种 AI 项目的程序员晚枫。
文档太多，管理太乱？这一讲，我教你文档自动化，批量生成、自动归档，效率提升 10 倍。
批量生成文档
场景 1：批量生成合同
问题：有 50 个客户需要签合同
提示词：
1 | 你是一名专业助理。 |
场景 2：批量生成报价单
提示词：
1 | 你是一名专业助理。 |
场景 3：批量生成邀请函
提示词：
1 | 你是一名专业助理。 |
文档模板管理
创建模板库
1 | 文档模板库/ |
用 AI 优化模板
提示词：
1 | 你是一名专业文档设计师。 |
自动归档和命名
文件命名规范
建议格式：日期_文档类型_客户名称_版本.docx
示例：
- 20260302_合同_XX 公司_v1.docx
- 20260302_周报_销售部_2026W09.docx
- 20260302_报价单_XX 公司_v2.docx
用 AI 生成文件名
提示词：
1 | 你是一名专业助理。 |
AI 返回：
1 | 20260302_合同_北京 XX 科技有限公司_v1.docx |
自动归档流程
用集简云配置：
- 触发器：”新文件保存到文件夹”
- 动作：”重命名文件”
- 动作：”移动到归档文件夹”
提示词：
1 | 帮我设计一个文档自动归档流程： |
文档搜索和检索
建立文档索引
用 Excel 建立索引：
| 文件名 | 文档类型 | 客户名称 | 日期 | 存放位置 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|
| 20260302_合同_XX 公司_v1.docx | 合同 | XX 公司 | 2026-03-02 | 合同/2026/03/ | 技术服务 |
用 AI 生成索引
提示词：
1 | 你是一名专业助理。 |
本讲作业
- 批量生成文档（准备 5 个以上客户数据，用 AI 批量生成合同/报价单/邀请函）
- 创建模板库（整理现有文档模板，用 AI 优化模板，建立模板库结构）
- 设计归档流程（设计文件命名规范，用 AI 生成文件名，配置自动归档流程）
下一步
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